TeleinformatykaOptymalizacja kosztów i procesów
Głównym założeniem projektu było wypracowanie znaczących oszczędności w kosztach obszaru. Zadanie to było trudne o tyle, że podobny projekt został już niedawno (3 lata wcześniej) przeprowadzony przez zewnętrznego partnera.
Kluczowe fakty
Obszar
Teleinformatyka (ICT), a w nim:
- Telefonia komórkowa i stacjonarna,
- Bramki SMS,
- Łącza danych.
Baza kosztowa: 2,7 miliona PLN/rocznie
Telefonia: 5 350 numerów
Łącza danych + back-up: 132 lokalizacje
Cel projektu
Obniżenie kosztów i lepsze dostosowanie typu i ilości kupowanych usług do realnych potrzeb Klienta
Oszczędnościw stosunku do pierwotnego budżetu
Szczegółowy opis projektu
- Skoordynowanie pozyskiwania danych dla 13 spółek należących do grupy.
- Konsolidacja pozyskanych danych
- Brak precyzyjnych danych o posiadanych przez Klienta usługach
- Brak standardu dla łącz danych w zależności od rodzaju lokalizacji
- Brak standardu kupowanych usług głosowych
- Brak precyzyjnie określonych w organizacji właścicieli za poszczególne typy usług/kosztów
- Niekorzystne dla Klienta warunki obowiązujących umów
- Współpraca z wieloma interesariuszami na poziomie grupy i na poziomie poszczególnych spółek (rozproszona grupa projektowa)
- Bazowe dane o ilościach usług uzupełniono we współpracy z operatorami;
- Przeprowadzono analizę wykorzystania posiadanych usług względem kupionych pakietów;
- Ustalono standardy dla usług łącz danych w zależności o funkcji danej lokalizacji;
- Ustalono standardy dla usług głosowych;
- Przydzielono odpowiedzialność za poszczególne typy kosztów w organizacji;
- Przeprowadzono postępowanie zakupowe i wyłoniono najkorzystniejszą ofertę;
- Wynegocjowano i zawarto nowe Umowy, które ograniczają ryzyka finansowe Klienta.
Czas trwania projektu od Analizy po Wdrożenie: 9 miesięcy
Obniżenie kosztów Telefonii o 50%
Obniżenie kosztów Łącz danych o 19%
Obowiązywanie nowych warunków na 3 miesiące przez końcem obowiązujących Umów
Brak kar przy wypowiedzeniu pojedynczych umów o świadczenie usług (UoŚUT), wraz z zakończeniem okresu obowiązywania Umów Ramowych
- 10 % – Unifikacja i standaryzacja usług,
- 17 % – Precyzyjne określenie specyfikacji usług jakie są potrzebne organizacji, wg zużycia
- 4% – Negocjacje cen związane z celami budżetowymi