4Flota – Optymalizacja kosztów floty samochodowej w firmie

4Flota – Optymalizacja kosztów floty samochodowej w firmie

W wielu firmach koszty floty samochodowej stanowią poważne i długoterminowe obciążenie. Są poważnym balastem utrudniającym dyrektorowi finansowemu zarządzanie płynnością finansową. Wysokie koszty floty często nazywa się kosztami stałymi, ma to sugerować, że raz zakontraktowane są później nieuniknione. Równie często nie rozważa się możliwości ich ograniczenia póki nie ubiegną umowy leasingu, wynajmu, czy nie dobiegnie końca amortyzacja zakupionych pojazdów.

Analiza możliwości powinna być natomiast prowadzona na długo przed tymi terminami. Wykaże ona czy warto i kiedy rozpocząć proces zmian, by obniżyć koszty i podnieść efektywność floty.

“Optymalny – najlepiej dostosowany do konkretnych warunków, wyzbyty naddatków nieznajdujących w nich zastosowania.”

– [Słownik Języka Polskiego]

Jakie wydatki zaliczamy do kosztów floty samochodowej?

Finansowanie

  • zakup za gotówkę (amortyzacja, odliczenia VAT),
  • leasing finasowy,
  • leasing operacyjny (wynajme długoterminowy),

Serwisowanie

  • paliwo i akcesoria,
  • naprawy serwisowe,
  • naprawy blacharsko-lakiernicze,
  • opony,
  • myjnia,
  • opłaty parkingowe i opłaty autostradowe

Ubezpieczenie

  • ubezpiecznie OC,
  • ubezpiecznie AC,
  • likwidacja szkód,
  • rezerwy za wypłatę odszkodowań

Zbycie

  • remarketing,
  • przygotowanie samochodów do sprzedaży,
  • przygotowanie samochodów do zwrotu,

Zakres prac

4Flota to pakiet usług analitycznych, doradczych i wdrożeniowych. Najczęściej zamawiany przez firmy z flotą kilkudziesięciu samochodów służbowych. Zawiera część analityczno-doradczą, przedstawienie Raportu z analizy wraz z Rekomendacjami niezbędnych zmian. Chodzi o to by samochody służbowe były w pełni dopasowane do potrzeb, a ich koszty nie zawierały zbędnych wydatków.

Potrzeb:

  • weryfikacja grup pracowników korzystających z samochodów służbowych (opcjonalnie: analiza potrzeb korzystania z ryczałtów na wykorzystanie samochodów prywatnych do celów służbowych),
  • weryfikacja zaszeregowania, przypisania modeli do stanowisk,
  • weryfikacja wykorzystania samochodów, analiza przebiegów, spalania, celów podróży.

Kosztów:

  • analiza kosztów finansowania floty własnej, kosztów leasingu, wynajmu pojazdów,
  • analiza kosztów serwisowania i napraw, likwidacji szkód powypadkowych i ubezpieczenia,
  • analiza kosztów utrzymania, w tym płynów, akcesoriów i paliwa,
  • (opcjonalnie) analiza kosztów parkowania pojazdów i opłat drogowych.

Umów:

  • analiza umów zawartych z dostawcami leasingu i wynajmu, ubezpieczycielami oraz dostawcami usług dla flot,
  • analiza konsekwencji wcześniejszego wypowiedzenia umów terminowych.

Procesu:

  • analiza procedur, regulaminów i instrukcji oraz obowiązujących praktyk w zakresie przydzielania, nabywania, użytkowania i rozliczania korzystania i kosztów samochodów służbowych
  • analiza szczelności procesu zarządzania i administrowania obszarem floty samochodowej.
  • przedstawienie wyniku powyższych analiz wraz z komentarzem konsultantów, w tym wynik benchmarkowania,
  • określenie potencjału oszczędności do osiągnięcia w wyniku poprowadzenia optymalizacji w analizowanym obszarze,
  • wytyczenie kierunków rekomendowanych zmian dla osiągnięcia oszczędności oszacowanych w Raporcie.
  • usystematyzowanie prac projektowych wymaganych dla osiągnięcia celów optymalizacyjnych i oszczędnościowych uzgodnionych z Klientem,
  • wypracowanie harmonogramu prac projektowych oraz ustalenie osób odpowiedzialnych za współpracę w projekcie wdrażania zmiany,
  • wypracowanie sposobów poinformowania użytkowników o planowanych zmianach oraz (opcjonalnie) współpraca z reprezentantami kierowców dla wypracowania docelowego kształtu zmiany,
  • (wielostopniowe) postępowanie rynkowe dla zebrania aktualnej oferty rynkowej odpowiadającej potrzebom Klienta,
  • wypracowanie pożądanego kształtu floty samochodowej i jej finansowania,
  • uzgodnienie szczegółów umów i negocjacje z dostawcami pojazdów i usług dla pojazdów służbowych Klienta.
  • wsparcie w złożeniu zamówień i koordynacja zawierania umów,
  • nadzór koordynacyjny (lub opcjonalnie koordynowanie) nad wymianą samochodów: instalacje, rejestracje, wydania i zwroty,
  • przygotowanie matryc do prowadzenia rozliczeń i monitorowania skutków wdrożonych zmian.

Dlaczego warto,
skorzystać z naszego wsparcia?

0

Gwarancja redukcji kosztów

Oszczędności jakie otrzymują nasi Klienci to nawet od 20 do ponad 32 % w skali roku

0

Budżety roczne

od 1,3 mln do ponad 3,5 mln kosztów rocznie jakie ponosili nasi Klienci za flotę samochodową

0

Ilość samochodów

liczebność flot Klientów od 60 do ponad 150 samochodów

Nasze publikacje na temat flot samochodowych

Sprawdź jakie oszczędności i usprawnienia możemy zrobić dla Ciebie